2 — آمادهسازی بسته مدارک (به صورت دیجیتال و به ترتیب)
نسخههای دیجیتال با کیفیت بالا (PDF ترجیح داده میشود) از موارد زیر جمعآوری کنید:
- پاسپورت معتبر (اطمینان حاصل کنید که تاریخ انقضا شامل ترم اول باشد)
- دیپلم تحصیلی و ریز نمرات اصلی (دبیرستان برای کارشناسی؛ لیسانس برای کارشناسی ارشد)
- ترجمههای معتبر به زبان ترکی یا انگلیسی در صورتی که نسخههای اصلی به زبان دیگری باشد
- گواهیهای زبانی: TOEFL/IELTS برای برنامههای تدریس شده به زبان انگلیسی یا گواهی TÖMER برای برنامههای تدریس شده به زبان ترکی — یا برنامهریزی برای آزمون تسلط دانشگاه در صورت لزوم
- عکس پرسنلی (جدید، با وضوح بالا)
- پیوستهای فارغالتحصیلی (رزومه، بیانیه شخصی، نامههای توصیه) در صورت نیاز
بهترین روش: برای هر متقاضی یک پوشه فشرده واحد با نام ID + کد برنامه ایجاد کنید. یک چکلیست تأیید نگهدارید که ثبت کند چه کسی هر مدرک را آماده، بررسی و بارگذاری کرده است.
3 — شروع درخواست در پورتال رسمی
- متقاضیان را به پورتال رسمی درخواست آنلاین دانشگاه هدایت کنید: دانشگاه آیدین استانبول و اطمینان حاصل کنید که کد ورودی و برنامه صحیح را انتخاب کنند.
- الگوهایی را حفظ کنید که کدهای برنامه و زمانهای ورودی معمول را نشان میدهند تا از ناهماهنگیها و ارسالهای ناقص جلوگیری شود.
4 — فرم درخواست را به دقت تکمیل کنید
- اطمینان حاصل کنید که جزئیات شخصی و تحصیلی متقاضی دقیقاً با پاسپورت و ریز نمرات مطابقت دارد (نامها، تاریخها، املاء).
- از الگوهای بررسی شده برای آدرسها و تماسهای اضطراری استفاده کنید تا از خطاهای ورود داده جلوگیری شود.
- برای آژانسها: نام آژانس خود را در صورت وجود یک فیلد شریک شامل کنید و مرجع ارسال پورتال را در CRM خود ثبت کنید.
5 — مدارک پشتیبان را به وضوح و به طور مداوم بارگذاری کنید
- فرمتهای ترجیحی: PDF یا JPEG/PNG با وضوح بالا برای تصاویر.
- قانون نامگذاری فایل: CandidateName_DocumentType (به عنوان مثال، AliKhan_Passport.pdf).
- فقط اسکنهای خوانا بارگذاری کنید — مدارک تار یا برش خورده معمولاً باعث تأخیر در پردازش میشوند.
6 — پرداخت هزینه درخواست و مدیریت رسید
- هزینه غیرقابل استرداد درخواست را به صورت آنلاین طبق دستورالعملهای پورتال پرداخت کنید.
- بلافاصله رسید پرداخت را ذخیره کرده و آن را به پورتال بارگذاری کنید (و یک نسخه در سوابق خود نگه دارید).
- آژانسها باید رسیدهای پرداخت را به صورت هفتگی تطبیق دهند تا بارگذاریهای گمشده را سریعاً شناسایی کنند.
7 — پیگیری درخواست و پاسخ سریع
- از ویژگی پیگیری درخواست پورتال استفاده کنید و یک SLA داخلی تنظیم کنید (به عنوان مثال: تغییرات وضعیت پورتال را در عرض 24–48 ساعت تأیید کنید).
- یادآوریهای خودکار ایمیل یا CRM را برای پیگیری مدارک گمشده یا سوالات تنظیم کنید.
8 — پذیرش مشروط، سپرده و پذیرش نهایی
- متقاضیان معمولاً ابتدا پذیرش مشروط دریافت میکنند. متقاضی باید سپرده ذکر شده در پیشنهاد را پرداخت کند تا پذیرش نهایی را تأمین کند.
- آژانسها باید دانشجویان را برای زمانبندیها آماده کنند (چقدر طول میکشد تا پرداخت تأیید شود، پذیرش نهایی دریافت شود و نامههای ویزا دریافت شود).
9 — مراحل ورود و مجوز اقامت
- پس از ورود به ترکیه، دانشجویان باید ظرف 10 روز برای مجوز اقامت درخواست دهند، دادههای بیومتریک ارائه دهند و نسخههای اصلی (پاسپورت، ویزا، نامه پذیرش دانشگاه) را ارائه دهند.
- به دانشجویان توصیه کنید که زودتر وقت ملاقات بگیرند و از تمام مدارک ثبتنام کپی نگه دارند.